CHÍNH SÁCH THÀNH VIÊN CỦA WORKFLOW

Chính sách Thành viên này (“Chính sách”) là một phần không tách rời của các Điều khoản và Điều kiện về Dịch vụ dành cho người dùng sử dụng dịch vụ tại WorkFlow của Công ty Cổ phần Work Flow (“WorkFlow”). 

Việc Thành viên đăng ký, kích hoạt và tiếp tục sử dụng sản phẩm, dịch vụ của WorkFlow đồng nghĩa với việc đã đọc, hiểu và chấp thuận toàn bộ nội dung Chính sách này cũng như các chính sách liên quan khác được WorkFlow công bố tại từng thời điểm. 

1. CAM KẾT TỪ WORKFLOW 

WorkFlow hướng đến không chỉ là nơi cung cấp dịch vụ, mà còn là một cộng đồng đồng lòng xây dựng một không gian làm việc chia sẻ giá trị và cân bằng. Với mục tiêu đó, chúng tôi cam kết: 

• Cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng, minh bạch, đáp ứng đúng với thông tin đã được thống nhất trước khi đăng ký. 

• Khi trở thành một Thành viên của WorkFlow, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ không chỉ từ bộ phận Chăm sóc Khách hàng mà còn là tập thể các phòng ban của WorkFlow trong quá trình sử dụng sản phẩm/dịch vụ. 

• Bảo mật thông tin cá nhân mà bạn cung cấp cho WorkFlow theo Chính sách Bảo mật hiện hành. 

• Lắng nghe ý kiến và phản hồi từ bạn, và không ngừng cải tiến sản phẩm và dịch vụ. Trong quá trình phát triển, có thể sẽ có những thời điểm WorkFlow chưa thể xử lý triệt để mọi vấn đề phát sinh, tuy nhiên chúng tôi cam kết luôn nỗ lực trong khả năng cho phép để mang lại trải nghiệm tổng thể tốt nhất cho Thành viên. 

2. CHÍNH SÁCH KHÁCH HÀNG 

2.1. Thuật ngữ chung 

• WorkFlow: Toàn bộ công trình xây dựng và các hạng mục phụ trợ do WorkFlow vận hành, là nơi cung cấp và sử dụng dịch vụ. 

• Ứng dụng điện thoại WorkFlow: Ứng dụng “WorkFlow Space” được cung cấp trên App Store và Google Play. 

• Người dùng: Cá nhân/tổ chức có tài khoản hợp lệ trên Ứng dụng WorkFlow. 

• Thành viên: Cá nhân/tổ chức có tài khoản trên Ứng dụng và đang sử dụng các gói dịch vụ của WorkFlow. 

• Membership: Là các gói dịch vụ dành cho Thành viên, bao gồm: 

  • Gói Saving (Gói Tiết kiệm) có tổng thời gian từ 100 giờ trở lên; 

  • Gói My Office. 

  • Gói Unlimited 

• Gói Tiết kiệm: Chỉ gói Membership theo giờ, cho phép Thành viên sử dụng một hoặc nhiều tiện ích trong phạm vi số giờ đã mua, với mức phí ưu đãi so với mua lẻ. 

• Gói My Office: Là gói Membership cho phép Thành viên chọn và sử dụng bàn làm việc tại một địa điểm đã mua. 

• Gói Umlimites: Là gói Membership cho phép Thành viên sử dụng không gian làm việc ổn định theo ngày/tháng trong suốt thời hạn gói. 

• Đặt chỗ: Là việc Thành viên xác nhận trước địa điểm, thời gian và thời lượng để sử dụng không gian hoặc thiết bị của WorkFlow. 

• Point: Là đơn vị thanh toán nội bộ của hệ thống WorkFlow, bao gồm Point top-up (không có hạn sử dụng) và Point reward (có hạn sử dụng theo từng chương trình). 

2.2. Không gian & tiện ích tại WorkFlow 

• Không gian KHÔNG cần đặt chỗ (first come – first serve): 

  • Không gian làm việc mở (Open Area) 

  • Khu Pantry, khu thư giãn chung 

• Không gian/thiết bị BẮT BUỘC PHẢI ĐẶT CHỖ: 

  • Các ghế trong phòng tập trung 

  • Flow POD (đơn/đôi) 

  • Meeting Room/ Phòng họp/ Phòng Game 

  • Khu học tập, phòng chức năng đặc thù 

  • Không gian tổ chức sự kiện, workshop 

Các thiết bị, tiện ích yêu cầu xác nhận trước khi sử dụng 

3. CHÍNH SÁCH ĐĂNG KÝ & THANH TOÁN 

3.1. Hình thức thanh toán 

WorkFlow áp dụng các hình thức thanh toán sau: 

• Thanh toán qua Ứng dụng WorkFlow (VNPay, Momo, Point) 

• Thanh toán chuyển khoản ngân hàng 

• Thanh toán trực tiếp tại quầy 

Quy đổi điểm (Point): 

• 1 Point = 1 VNĐ 

• Point Top-up: không có hạn sử dụng 

• Point Reward: có hạn sử dụng theo chương trình Point Reward và Voucher khuyến mãi không được hoàn lại trong mọi trường hợp 

3.2. Chính sách đối với Membership 

• Với “Thành viên WorkFlow”, tất cả sẽ được hưởng quyền lợi chung:  

  • Giảm 30% toàn bộ dịch vụ Co-working (ghế thường, ghế premium) 

  • Giảm 15% P, Meeting Room 

  • Giảm 10% F&B 

  • Giảm 15% Event 

• Các gói Membership không áp dụng huỷ hoặc hoàn tiền sau khi mua. 

• Membership theo giờ (Savings) được áp dụng chính sách bảo lưu theo mục 4.

4. CHÍNH SÁCH KÍCH HOẠT – BẢO LƯU – SỬ DỤNG 

4.1. Bảo lưu khi gói đã hết hạn nhưng còn giờ 

• Áp dụng cho các gói Savings. 

• Số giờ còn lại được tự động bảo lưu 12 tháng (365 ngày). 

• Không phát sinh phí bảo lưu. 

• Trong trường hợp Người dùng mua gói Savings mới hoặc nâng cấp gói Savings cho cùng loại không gian, gói Savings trước đó (nếu còn hiệu lực hoặc đã hết hạn) sẽ được kích hoạt lại và gia hạn thêm 01 tháng (30 ngày) tính từ thời điểm mua gói mới thành công.

4.2. Bảo lưu khi gói còn hạn sử dụng 

• Áp dụng cho các gói Membership (Savings, My Office). 

• Phí bảo lưu: 200.000 VNĐ/tháng. 

• Thời gian bảo lưu tối đa: 6 tháng (180 ngày). 

• Hết thời hạn bảo lưu mà không kích hoạt lại, gói sẽ tự động tiếp tục chạy theo thời hạn còn lại. 

5. CHÍNH SÁCH ĐẶT CHỖ – HUỶ ĐẶT CHỖ 

5.1. Nguyên tắc chung 

• Tất cả các đặt chỗ đều bị khấu trừ 20% phí trên tổng giá trị, không phân biệt thanh toán bằng tiền, point hay quyền lợi Membership. 

• Chỉ áp dụng huỷ đối với đặt chỗ chưa bắt đầu sử dụng. 

5.2. Quy định huỷ đặt chỗ 

• Huỷ trước trên 6 giờ: hoàn lại đúng phương thức thanh toán ban đầu. 

• Huỷ trong 2 – 6 giờ: hoàn về ví Point của WorkFlow. 

• Huỷ dưới 2 giờ: không hoàn. 

• Thanh toán bằng Point Reward hoặc Voucher khuyến mãi: không hoàn trong mọi trường hợp. 

6. GIỜ HOẠT ĐỘNG 

Thứ Hai đến Thứ Sáu: 07:30 – 18:00 

Ngoài khung giờ trên (18:00 – 22:00 và cuối tuần), WorkFlow có thể linh hoạt tổ chức các hoạt động cộng đồng, workshop hoặc chương trình hợp tác. 

Giờ hoạt động có thể được điều chỉnh theo từng giai đoạn hoặc từng chi nhánh; WorkFlow sẽ thông báo trước qua Ứng dụng hoặc tại quầy. 

7. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG KHÔNG GIAN 

7.1. Quy định chung 

• Không đem thú cưng vào WorkFlow. 

• Không hút thuốc trong không gian WorkFlow (trừ khu vực được cho phép nếu có). 

• Giữ trật tự, vệ sinh chung, không gây ảnh hưởng đến người khác. 

• Không tự ý sử dụng, di chuyển hoặc làm hư hỏng tài sản. 

7.2. Quy định đồ ăn – thức uống 

• Khu vực F&B, POD, Meeting Room, các phòng làm việc: chỉ sử dụng đồ ăn, thức uống do WorkFlow cung cấp. 

• Pantry: được sử dụng đồ ăn cá nhân trong các khung giờ được phép. 

• Khu vực làm việc chung: chỉ sử dụng nước uống và đồ ăn không mùi. 

8. QUY ĐỊNH XỬ LÝ VI PHẠM 

8.1. Nguyên tắc xử lý chung 

• Mọi hành vi vi phạm được đánh giá dựa trên tính chất, mức độ, tần suất và hậu quả gây ra. 

• WorkFlow ưu tiên nhắc nhở – hướng dẫn – tạo điều kiện khắc phục trước khi áp dụng các biện pháp xử lý mạnh hơn. 

• Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, tái phạm nhiều lần hoặc có dấu hiệu gian lận, WorkFlow có quyền áp dụng biện pháp xử lý ngay lập tức mà không cần trải qua đầy đủ các bước nhắc nhở. 

• Việc xử lý vi phạm nhằm đảm bảo môi trường làm việc chung văn minh, công bằng, không ảnh hưởng đến trải nghiệm của các Thành viên khác. 

8.2. Các hành vi được xem là vi phạm (không giới hạn) 

Bao gồm nhưng không giới hạn các hành vi sau: 

1. Vi phạm quy định sử dụng không gian 

   1. Gây ồn ào, mất trật tự, ảnh hưởng đến người khác. 

   2. Sử dụng sai mục đích các khu vực chức năng. 

   3. Không tuân thủ quy định về đồ ăn, thức uống tại từng khu vực. 

   4. Tự ý di chuyển, thay đổi bố trí bàn ghế, thiết bị, tài sản của WorkFlow. 

2. Vi phạm quy định đặt chỗ và sử dụng dịch vụ 

   1. Không sử dụng đúng thiết bị, không gian đã đặt chỗ. 

   2. Cố tình chiếm dụng không gian, thiết bị ngoài thời gian đặt chỗ. 

   3. Đặt chỗ nhưng không sử dụng nhiều lần gây ảnh hưởng đến hệ thống và người dùng khác. 

3. Gian lận và lạm dụng quyền lợi 

   1. Chia sẻ tài khoản, cho người khác sử dụng tài khoản khi chưa được WorkFlow cho phép. 

   2. Sử dụng sai quyền lợi Membership hoặc gói Savings. 

   3. Có hành vi gian lận liên quan đến Point, Reward, Voucher hoặc chương trình khuyến mãi. 

   4. Can thiệp, lợi dụng lỗi hệ thống để trục lợi. 

4. Vi phạm liên quan đến tài sản và an toàn 

   1. Làm hư hỏng, phá hoại tài sản, cơ sở vật chất của WorkFlow. 

   2. Mang vào WorkFlow các vật dụng, chất cấm, chất nguy hiểm, dễ cháy nổ theo quy định pháp luật. 

   3. Có hành vi gây mất an toàn cho người khác trong không gian WorkFlow. 

5. Hành vi không phù hợp khác 

   1. Có lời nói, hành vi thiếu chuẩn mực, xúc phạm, đe doạ người khác. 

   2. Có hành vi làm ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín của WorkFlow. 

   3. Vi phạm các quy định khác đã được công bố trong Chính sách WorkFlow hoặc theo quy định pháp luật hiện hành. 

8.3. Các mức xử lý vi phạm 

Tùy theo mức độ vi phạm, WorkFlow có thể áp dụng một hoặc nhiều biện pháp xử lý sau: 

Mức 1 – Nhắc nhở 

• Nhắc nhở trực tiếp hoặc qua các kênh liên lạc chính thức. 

• Áp dụng đối với các vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ, có thể khắc phục ngay. 

Mức 2 – Nhắc nhở bằng văn bản / ghi nhận vi phạm 

• Gửi thông báo chính thức qua email, ứng dụng hoặc lập biên bản. 

• Áp dụng khi: 

• Vi phạm tái diễn; 

• Không hợp tác sau khi đã được nhắc nhở miệng. 

Mức 3 – Hạn chế quyền lợi 

• Tạm thời: 

• Giới hạn quyền đặt chỗ; 

• Giảm hoặc thu hồi một phần quyền lợi Membership; 

• Khóa quyền sử dụng một số tiện ích. 

• Áp dụng với các vi phạm ảnh hưởng đến người khác hoặc hoạt động chung. 

Mức 4 – Tạm ngưng hoặc chấm dứt dịch vụ 

• Tạm ngưng tài khoản trong một khoảng thời gian nhất định. 

• Deactive tài khoản và chấm dứt cung cấp dịch vụ vĩnh viễn trong các trường hợp: 

• Gian lận nghiêm trọng; 

• Cố ý trục lợi; 

• Vi phạm nhiều lần dù đã được nhắc nhở; 

• Gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến cộng đồng hoặc WorkFlow. 

Trong trường hợp chấm dứt dịch vụ: 

• Các quyền lợi chưa sử dụng không được hoàn lại. 

• WorkFlow không có nghĩa vụ bồi thường bất kỳ chi phí nào liên quan. 

8.4. Quyền quyết định và hiệu lực 

• Quyết định xử lý vi phạm của WorkFlow là quyết định cuối cùng trong phạm vi dịch vụ cung cấp. 

• WorkFlow có quyền điều chỉnh, cập nhật các quy định xử lý vi phạm theo từng thời kỳ và sẽ thông báo công khai trên Ứng dụng hoặc các kênh chính thức.